Evidence skutečných majitelů (část I.)
EVIDUJÍCÍ OSOBA A JEJÍ POVINNOSTI
1. Úvod
Dne 19. ledna 2021 byl schválen zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů, kterým Česká republika implementuje do svého právního řádu s účinností od 1. 6. 2021 část AML směrnice[1] týkající se evidence skutečných majitelů. Konkrétně se jedná o část AML směrnice novelizovanou V. AML směrnicí[2]. Ač V. AML směrnice novelizuje původní úpravu evidence skutečných majitelů pouze dílčím způsobem, rozhodl se český zákonodárce ke komplexní novele dosavadní právní úpravy a k jejímu vyčlenění do samostatného předpisu (stávající úprava je provedena jednak v AMLZ[3] a jednak v rámci zákona o veřejných rejstřících[4]).
Nová právní úprava je poměrně komplexní a s ohledem na posílení sankčních mechanismů se stává poměrně důležitou součástí compliance v podstatě všech právnických osob. Proto bychom chtěli v sérii článků detailně probrat jednotlivé aspekty nové právní úpravy evidence skutečných majitelů. V rámci této série se budeme z důvodu zjednodušení materie a zaměření na nejčastější praktickou aplikaci věnovat pouze problematice dopadající na obchodní korporace. Nebudeme se tak věnovat aspektům specifickým pro svěřenské fondy, fundace a další právnické osoby a obdobné konstrukty (jako jsou např. nadace, družstva či zapsané spolky).
Jednotlivé části série se budou věnovat následujícím tématům:
1. Evidující osoba a její povinnosti
2. Skutečný majitel a jeho určení
3. Zápis do evidence a přístup do evidence
4. Nesrovnalosti a jejich dopady
V této první, úvodní, části se podíváme, kdo je povinen do evidence skutečných majitelů údaje zapisovat a jaké má povinnosti.
2. Evidující osoba
Evidující osobou[5] je v zásadě každá právnická osoba se sídlem v České republice, s výjimkou těch, u nichž zákon stanoví, že skutečného majitele nemají. U svěřenských fondů je evidující osobou svěřenský správce, neboť samotný svěřenský fond nemá právní subjektivitu (případně osoba v obdobném postavení u zahraničního svěřenského fondu).
Osoby, které nemají skutečného majitele, specifikuje zákon výčtem v § 7. Jedná se především o stát, územní samosprávný celek a další zvláštní osoby (zejména osoby zřízené zákonem, vlastněné státem nebo samosprávným celkem apod.). Trochu překvapivě mezi těmito osobami najdeme i společenství vlastníků jednotek. Zde se však jedná o racionální výjimku, směřující k omezení byrokratické zátěže u osob, které zjevně nejsou předmětem zájmu zákona.
Vezmeme-li v úvahu obecnost definice evidující osoby a omezenost výjimek dle § 7 zákona na speciální subjekty, dojdeme k závěru, že v zásadě každá obchodní korporace se sídlem v České republice podléhá zákonu a je tak povinna plnit veškeré povinnosti evidující osoby dle zákona.
Evidující osobě jsou zákonem stanoveny tři základní okruhy povinností:[6]
· zjišťovat svého skutečného majitele a údaje o skutečném majiteli zaznamenávat včetně případných kroků učiněných při zjišťování skutečného majitele;
· zajistit zápis skutečného majitele do evidence skutečných majitelů a udržovat tento zápis aktuální a přesný; a
· poskytovat údaje o skutečném majiteli osobám určeným zákonem.
Zakotvení výše uvedených povinností není něco zcela nového a obdobné povinnosti byly součástí předcházející právní úpravy dle části páté zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a AMLZ. Povinnosti jsou nicméně v rámci nové právní úpravy upřesněny a dílčím způsobem rozšířeny.
3. Zjišťování a zaznamenávání údajů o skutečném majiteli
Zákon ukládá evidující osobě povinnost aktivně zjišťovat a zaznamenávat úplné, přesné a aktuální údaje o svých skutečných majitelích, a to v rozsahu stanoveném zákonem. Evidující osoba by tak měla přijmout opatření jednak ke zjištění skutečných majitelů, zjištění všech zákonem stanovených údajů o nich a dále pak k udržování těchto údajů aktuálních, úplných a přesných.
V případech, kdy se evidující osobě nepodařilo zjistit skutečného majitele ani s vynaložením veškerého úsilí, které lze po ní rozumně požadovat, a jejím skutečným majitelem jsou tedy určeny osoby ve vrcholném vedení evidující osoby (nebo osoby ve vrcholném vedení nadřízené obchodní korporace[7]), pak je evidující osoba povinna zaznamenat kroky, které evidující osoba učinila při zjišťování skutečného majitele. Jedná se v zásadě o zajištění podkladů pro případné doložení skutečnosti, že skutečného majitele nebylo možné zjistit.
Evidující osoba je povinna uchovávat zjištěné údaje o skutečných majitelích po dobu, po kterou je dotčená osoba skutečným majitele, a dále 10 let od zániku postavení dotčené osoby jako skutečného majitele.
Skutečný majitel, koncový příjemce, osoba s koncovým vlivem a osoba, jejímž prostřednictvím může koncový příjemce získávat prospěch nebo osoba s koncovým vlivem uplatňovat svůj vliv mají ze zákona povinnost poskytnout evidující osobě nezbytnou součinnost včetně povinnosti oznámit evidující osobě vznik svého postavení.[8]
Plnění povinnosti zjišťovat a zaznamenávat údaje o skutečných majitelích představuje pro evidující osobu zpracování osobních údajů ve smyslu GDPR, neboť skutečným majitelem je vždy fyzická osoba. Evidující osoba je ve vztahu ke zjišťovaným a zaznamenávaným údajům o skutečných majitelích správcem (osobních údajů). Takové zpracování bude založeno na právním základu dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (zpracování za účelem plnění právní povinnosti) a zákon stanoví přesný rozsah zpracovávaných údajů včetně doby jejich uložení. Takové zpracování je evidující osoba s ohledem na jeho trvající a pravidelnou povahu povinna promítnout do svých záznamů o činnostech zpracování, a to i v případě, že se jedná o subjekt zaměstnávající méně než 250 zaměstnanců (který jinak o některá zpracování nemusí mít uvedena v záznamech o činnostech zpracování).[9]
4. Registrační povinnost
Evidující osoba je povinna zajistit zápis svých skutečných majitelů do evidence skutečných majitelů vedené Ministerstvem spravedlnosti prostřednictvím příslušného soudu (nejčastěji jde o krajský soud, v jehož obvodu má evidující osoba sídlo) nebo prostřednictvím notáře. Zápis údajů o skutečných majitelích musí odpovídat skutečnému stavu dle jištění evidující osoby.
Evidující osoba je dále povinna udržovat zápis v evidenci skutečných majitelů aktuální a v případě, že dojde ke změně rozhodných skutečností, uvést skutečnosti zapsané v evidenci do souladu se skutečností bez zbytečného odkladu.
5. Povinnost poskytovat údaje
Evidující osoba je povinna poskytovat údaje o skutečných majitelích na žádost osob uvedených v zákoně, a to konkrétně:
· povinné osobě dle AMLZ,
· Finančnímu analytickému úřadu,
· soudu,
· orgánům činným v trestním řízení,
· orgánu Finanční správy,
· orgánu Celní správy.
Okruh osob, kterým je třeba poskytovat údaje o skutečných majitelích, nepřekvapí, když zahrnuje především orgány státní správy. Obecné zahrnutí všech povinných osob dle AMLZ posiluje jejich postavení při plněních jejich povinností dle AMLZ, a to zejména povinnosti kontroly klienta.
[1] SMĚRNICE EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2015/849 ze dne 20. května 2015 o předcházení využívání finančního systému k praní peněz nebo financování terorismu, o změně nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 648/2012 a o zrušení směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES a směrnice Komise 2006/70/ES
[2] SMĚRNICE EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2018/843 ze dne 30. května 2018, kterou se mění směrnice (EU) 2015/849 o předcházení využívání finančního systému k praní peněz nebo financování terorismu a směrnice 2009/138/ES a 2013/36/EU
[3] zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů
[4] zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů, ve znění pozdějších předpisů
[5] Evidující osobou se dle § 2 písm. j) zákona rozumí právnická osoba, která má skutečného majitele nebo svěřenský správce nebo osoba v obdobném postavení u zahraničního svěřenského fondu v případě právního uspořádání (právní uspořádání je legislativní zkratka pro svěřenský fond nebo zahraniční svěřenský fond).
[6] § 8 a 9 zákona
[7] § 5 odst. 3 zákona
[8] § 10 zákona
[9] V tomto ohledu je třeba nenechat se zmást důvodovou zprávou k zákonu, která ve svém bodě 8 uvádí, že nebude docházet k novému zpracování osobních údajů, neboť ty jsou již nyní zpracovávány na základě stávajícího rejstříkového zákona. To platí nicméně pouze o zpracování osobních údajů v samotné evidenci vedené ministerstvem a nikoli zpracování údajů, které ukládá zákon evidujícím osobám. Evidující osoba je dle zákona povinna vést údaje o svých skutečných majitelích samostatně včetně jejich uchovávání, což u ní zakládá samostatné povinnosti v postavení správce osobních údajů. Evidující osoba zároveň předává takové údaje v rámci registrační povinnosti provozovateli informačního systému evidence skutečných majitelů, tedy ministerstvu a příslušným soudům, kteří jsou považování za správce ve vztahu k údajům vedeným v rámci informačního systému evidence skutečných majitelů.
