Evidence skutečných majitelů (část III.)
ZÁPIS A PŘÍSTUP DO EVIDENCE
1. Úvod
V této, třetí, části našeho seriálu budeme rozebírat, jak se provádí zápis do evidence skutečných majitelů a jakým způsobem je řešen přístup do evidence ze strany veřejnosti a dalších relevantních osob.
2. Zápis do evidence skutečných majitelů
2.1 Podání návrhu
Návrh na zápis údajů do evidence skutečných majitelů podává evidující osoba přímo příslušnému rejstříkovému soudu prostřednictvím předepsaného elektronického formuláře uveřejněného na internetových stránkách (https://esm.justice.cz/ias/issm/podani), přičemž obchodní korporace jej může touto cestou podat pouze v elektronické podobě s uznávaným elektronickým podpisem, nebo prostřednictvím datové schránky.[1]
Nově lze zápis provést rovněž prostřednictvím notáře na základě jemu adresované žádosti. Zápis notářem představuje méně formální alternativu soudnímu řízení. Zásadní výhodou zápisu notářem je, že notář je povinen žádost vyřídit nejpozději do 3 pracovních dnů od doručení žádosti, zatímco soud není v rámci řízení o zápis skutečností do evidence vázán žádnou lhůtou.[2] Zápis notářem také může být pohodlnější alternativou v případě, kdy je již notář zapojen například do korporátních úkonů, jejichž výsledkem je změna skutečností rozhodných pro posouzení skutečného majitele (převody podílů atd.) nebo při založení společnosti. Notář v takových případech může provést všechny potřebné zápisy do obchodního rejstříku i evidence skutečných majitelů.
2.2 Doložení zapisovaných skutečností
Údaje zapisované do evidence skutečných majitelů je třeba řádně doložit pomocí listin, které je třeba předložit v prosté kopii v elektronické podobě (např. prostý sken daného dokumentu).[3] Pokud je zápis prováděn notářem, lze mu předložit podkladové dokumenty i v listinné podobě.[4]
Pokud je dokument v cizím jazyce je třeba společně s takovým dokumentem předložit i jeho prostý předklad do českého jazyka (tzn. nemusí se jednat o ověřený překlad provedený osobou zapsanou v seznamu tlumočníků dle zákona o znalcích a tlumočnících).[5] Soud také může uveřejnit na úřední desce seznam dokumentů, u nichž překlad nevyžaduje.
Do evidence skutečných majitelů se zapisují pouze údaje odpovídající účelu této evidence, a tedy identifikační údaje skutečných majitelů a popis vztahu k evidující osobě.[6] Mezi zapisované identifikační údaje patří jméno, příjmení, adresa bydliště, datum narození, rodné číslo nebo obdobný identifikátor a státní občanství. K zaznamenání vztahu k evidující osobě se eviduje povaha postavení skutečného majitele (konečný příjemce nebo osoba s koncovým vlivem), údaje o velikosti přímého a nepřímého podílu, údaje o skutečnosti zakládající postavení skutečného majitele a popis struktury vztahů.
Obecně není třeba dokládat údaje, které lze zjistit z informačních systémů veřejné správy (evidence obyvatel, obchodní rejstřík). Toho budou moci využít zejména čeští skuteční majitelé, kteří tak nebudou muset složitě dokládat zejména identifikační údaje. V některých případech nebude třeba dokládat ani další doklady dokládající postavení skutečného majitele, a to zejména v případě, kdy toto postavení bude vyplývat z obchodního rejstříku. Vždy však bude třeba v rámci návrhu vztahy mezi evidující osobou a skutečným majitelem popsat. Ve složitější situaci budou evidující osoby se skutečnými majiteli ze zahraničí, kteří budou muset doložit i identifikační údaje. K tomu může sloužit například výpis z evidence obdobné evidenci obyvatel v Čechách nebo doklad totožnosti.[7] Složitější korporátní struktury se nevyhnou ani dokládání vztahů mezi evidující osobou a skutečnými majiteli zejména v případě nepřímých podílů a podílů zahraničních společností.
2.3 Automatický průpis
V některých jednoduchých případech se provede zápis do evidence skutečných majitelů automaticky průpisem z obchodního rejstříku. Automatický průpis se však bude týkat u obchodních korporací pouze společností s ručením omezeným a akciových společností.[8]
U společnosti s ručením omezeným bude automaticky do evidence propsán:
· společník dané společnosti s ručením omezeným s podílem větším než 25 %,
· osoba zapsaná jako skutečný majitel právnické osoby, která je společníkem dané společnosti s ručením omezeným s podílem vyšším než 25 %.
V případě akciových společností bude do evidence automaticky propsán:
· jediný akcionář,
· osoba zapsaná jako skutečný majitel právnické osoby, která je jediným akcionářem.
Automatický průpis se však neprovede u těch společností, které dříve zajistily zápis do evidence skutečných majitelů. Pokud by se nicméně zápis v evidenci skutečných majitelů u těchto osob nelišil od automatického průpisu, mohou takové osoby požádat o provádění automatického průpisu v budoucnu.[9] Automatický průpis není jednorázový a provádí se na základě změn v příslušném obchodním rejstříku vždy, jsou-li pro něj splněny podmínky.
Automatický průpis tak bude použitelný u řady společností s ručením omezeným, které nemají složitější vlastnickou strukturu a u akciových společností s jediným akcionářem.
2.4 Lhůta k provedení změn v souladu s novou úpravou
Obecně by evidující osoba měla zajistit zápis do evidence skutečných majitelů vždy bez zbytečného odkladu od vzniku rozhodné skutečnosti.[10] Pokud nebude návrh podán do 15 dnů, pak může návrh podat i jiná osoba, která osvědčí právní zájem na zápisu (typicky daný skutečný majitel).[11]
S ohledem na účinnost zákona k 1. 6. 2021 je pro osoby, které zajistily zápis do evidence skutečných majitelů v minulosti, stanoveno přechodné období, ve kterém jsou povinny zajistit soulad tohoto zápisu s novým zákonem. Přechodné obdobní bude trvat do 1. 12. 2021. Pokud však obchodní korporace nezajistila již dříve zápis do evidence skutečných majitelů a nebude se na ní vztahovat automatický průpis, pak je povinna zajistit zápis údajů do evidence bez zbytečného odkladu od účinnosti zákona.
3. Přístup do evidence skutečných majitelů
Novinkou oproti předcházející úpravě je otevření části evidence skutečných majitelů široké veřejnosti, a to skrze internetové stránky provozované ministerstvem spravedlnosti. Každý tak dle nové úpravy bude moci z této evidence získat částečný výpis. Takový výpis bude obsahovat zejména:[12]
· jméno, stát bydliště, rok a měsíc narození, státní občanství skutečného majitele;
· označení právnické osoby, jíž je daná osoba skutečným majitelem;
· druh postavení (tzn. koncový příjemce, osoba s koncovým vlivem);
· období, ve kterém je daná osoba skutečným majitelem;
· datum zápisu;
· případně poznámku nesrovnalosti.
Je tak patrné, že evidence skutečných majitelů bude nově otevřenější, než tomu bylo dosud. Na druhou stranu například v případě společníků společností s.r.o. nebude veřejná část evidence obsahovat nic moc nad rámec údajů již uvedených a zveřejněných v rámci obchodního rejstříku. Půjde v zásadě o jejich jiné uspořádání a budou patrnější některé majetkové vazby. V případě akciových společností se však jedná o zásadní rozšíření okruhu zveřejněných údajů.
Zákonem vymezený okruh osob má možnost získat z evidence skutečných majitelů úplný výpis obsahující kompletní informace vedené v evidenci rozsahu jak platných, tak historických záznamů.[13] V tomto rozsahu jsou údaje poskytovány v rámci dvou režimů. První skupina osob bude mít možnost získat úplný výpis na základě žádosti u příslušného rejstříkového soudu po ověření totožnosti takové osoby (zákon umožňuje žádat o výpis jak v listinné podobě, tak v elektronické podobě). V tomto režimu bude úplný výpis poskytován osobám v evidenci zapsaným jako skuteční majitelé, evidujícím osobám a navrhovateli zápisu do evidence skutečných majitelů. Druhé skupině osob bude poskytován přístup k plnému výpisu prostřednictvím dálkového přístupu do evidence skutečných majitelů. Tímto způsobem bude mít přístup do evidence celá řada subjektů zejména orgánů veřejné moci jako jsou soudy, FAÚ, správce daně, orgány činné v trestním řízení, ČNB a dále pak notáři, insolvenční správci, osoby povinné dle AMLZ při provádění kontroly a identifikace klienta a případně i zadavatelé veřejných zakázek.
V omezeném okruhu případů bude možné údaje zapsané v evidenci skutečných majitelů znepřístupnit veřejnosti. Znepřístupnit zapsané údaje veřejnosti lze pouze na základě žádosti, a to v případě, že dotčený skutečný majitel není plně svéprávný, jedná-li se o případ zvláštního zřetele a není-li to v rozporu s veřejným zájmem.[14] Znepřístupnit zapsané údaje veřejnosti tak půjde pouze ve velmi omezeném okruhu případů. Jako příklad se nabízí případ nezletilého dědice, který by se s ohledem na jeho mládí a velikost majetku mohl stát obětí podvodu, únosu nebo vydírání. Ovšem s ohledem na dodatečné kritérium absence veřejného zájmu na zveřejnění údajů by uvedené nemuselo platit například v případě nezletilého dědice po významném politikovi. V takovém případě by mohl být dán veřejný zájem na transparentnosti majetku získaného po rodiči, který měl příjmy z veřejných prostředků.
Údaje budou v evidenci přístupné ještě 5 let po zániku právnické osoby, které se zápis týká.[15]
Závěrem této kapitoly uveďme, že úplná veřejnost evidence skutečných majitelů není podmínkou přímo vyplývající z práva Evropské unie. Jedná se o svrchované rozhodnutí českého zákonodárce. Směrnice sice stanovuje nutnost zpřístupnění údajů, nicméně umožňuje členským státům stanovit pro přístup podmínku registrace a zaplacení administrativního poplatku.[16] Této možnosti alespoň určité ochrany soukromí skutečných majitelů však zákonodárce nevyužil.
[1] § 21 zákona
[2] § 34 odst. 4 zákona
[3] § 23 zákona
[4] § 34 odst. 1 zákona
[5] § 24 zákona
[6] § 13 zákona
[7] § 23 odst. 2 zákona
[8] § 38 odst. 1 a 2 zákona
[9] § 41 zákona
[10] § 9 odst. 1 zákona
[11] § 26 odst. 3 zákona
[12] § 14 odst. 1 zákona
[13] § 16 zákona
[14] § 32 odst. 1 zákona
[15] § 18 zákona
[16] článek 30 odst. 5a směrnice Evropského parlamentu a Rady č. 2015/849 ve znění směrnice č. 2018/843
